Inhoud
- Inleiding
- Persoonsgegevens
- Doelen
- Grondslagen
- Geautomatiseerde individuele besluitvorming
- Delen van gegevens met andere partijen
- Beveiliging van gegevens
- Bewaartermijn
- Rechten van betrokkenen
- Klachten
- Links naar andere websites
1. Inleiding
Huurdersbelang Woningstichting Naarden (hierna HB-WSN) vindt het belangrijk dat persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd worden verwerkt. Daarom heeft HB-WSN de uitvoering van de ledenadministratie, waarin de persoonsgegevens worden verwerkt, uitbesteed aan Woningstichting Naarden (hierna: WSN). De regels over het beschermen van privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna AVG), waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet. HB-WSN en WSN handelen binnen de kaders van de wet.
2. Persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn naam, adres en telefoonnummer. Persoonsgegevens kunnen worden onderverdeeld in categorieën. HB-WSN gebruikt alleen naam en contactgegevens: Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres. HB-WSN verkrijgt de persoonsgegevens van de betrokkenen zelf of via WSN. HB-WSN is als Vereniging de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.
3. Doelen
HB-WSN gebruikt de genoemde persoonsgegevens voor verschillende doelen, te weten het bijhouden van de ledenadministratie en om leden te benaderen in het kader van de belangenbehartiging door HB-WSN.
4. Grondslagen
HB-WSN moet ingevolge de AVG een wettelijke grondslag hebben voor de verwerking van persoonsgegevens. HB-WSN gebruikt de grondslag “overeenkomst”, namelijk het uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst die tot stand komt door de aanmelding van leden en de acceptatie van het lidmaatschap door het bestuur.
5. Geautomatiseerde individuele besluitvorming
HB-WSN maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming.
6. Delen van gegevens met andere partijen
HB-WSN deelt persoonsgegevens met WSN omdat HB-WSN de administratieve verwerking van gegevens heeft uitbesteed aan WSN, die de ledenadministratie heeft geïncorporeerd in haar (huur)administratie. Daarbij wordt WSN voor het beheer van automatiseringstoepassingen ondersteund door een externe partij. De leveranciers van deze diensten hebben toegang tot de persoonsgegevens en maken back-ups voor WSN. Deze leveranciers zijn (sub)verwerkers van HB-WSN, en dat betekent dat HB-WSN een verwerkersovereenkomst heeft gesloten. HB-WSN en WSN zorgen ervoor dat de gegevensuitwisseling binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om de leden van HB-WSN te kunnen verzekeren dat de privacy gewaarborgd is.
7. Beveiliging van gegevens
Omdat de beveiliging van persoonsgegevens erg belangrijk is, hanteren HB-WSN en haar verwerkers een strikt beleid als het hier om gaat. Er worden verschillende technische en organisatorische maatregelen gehanteerd om te voorkomen dat persoonsgegevens misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van verkeerde personen terecht komen. Daarnaast is het uitgangspunt dat persoonsgegevens alleen binnen de Europese Unie worden verwerkt. Daardoor is de privacyverordening van toepassing en kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.
8. Bewaartermijn
Op grond van de AVG mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk. HB-WSN hanteert als bewaartermijnen de duur van het lidmaatschap.
9. Rechten van betrokkenen
Eenieder waarvan HB-WSN persoonsgegevens verwerkt, heeft de volgende rechten:
- het recht van inzage: het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens HB-WSN verwerkt;
- het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die HB-WSN verwerkt niet juist zijn, bestaat het recht om deze aan te laten passen;
- het recht van verwijdering: indien HB-WSN persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor het doel waarvoor HB-WSN ze heeft gekregen, bestaat het recht HBWSN te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op;
- het recht van beperking: gedurende de periode dat HB-WSN bezig is om te bepalen of gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of er bezwaar is ingediend tegen de verwerking, bestaat het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen;
- het recht van dataportabiliteit: op verzoek moet HB-WSN alle persoonsgegevens die WSN van betrokkene heeft, overdragen naar betrokkene of een andere organisatie naar keuze van betrokkene. Betrokkene kan alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;
- het recht van bezwaar: indien HB-WSN gegevens verwerkt op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing bestaat altijd het recht van bezwaar.
Betrokkenen kunnen voor het uitoefenen van hun rechten contact opnemen met HB-WSN.
10. Klachten
Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij het bestuur van HB-WSN. Als de klacht niet naar tevredenheid wordt afgehandeld en het betreft de bescherming van persoonsgegevens, kan een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Links naar andere websites
Op onze website staan een aantal links naar andere websites. HB-WSN is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop deze sites met persoonlijke informatie omgaan.
Naarden, 26 oktober 2018
Bestuur HB-WSN